Wat is duurzaam inkopen?

Inkoop is het proces van het verkrijgen van goederen en diensten via sourcing en contractering. Dit kan variëren van kleinschalig (een aankoop met contant geld of een eenmalige online bestelling via standaardvoorwaarden) tot hoogwaardig en complex. Denk bij dit laatste aan een aanbesteding voor een cateringpartner of beveiligingsleverancier, of een meerjarige overeenkomst met een reclamebureau met gedetailleerde contracten inclusief serviceniveaus (SLA’s), prijsstructuren en prestatie-indicatoren (KPI’s).

Traditioneel baseerde inkoop zich op een combinatie van kosten en kwaliteit. Duurzaam inkopen vereist dat organisaties bij hun beslissingen ook rekening houden met sociale en milieufactoren:

• Milieueffecten: Klimaatverandering, uitputting van hulpbronnen, lucht-, water- of bodemverontreiniging door productie of transport, vernietiging van habitats, verlies van biodiversiteit en bodemerosie.

• Sociale gevolgen: Betaling van eerlijke lonen, goede arbeidsomstandigheden, naleving van arbeidsnormen en het uitsluiten van kinderarbeid, moderne slavernij of mensenhandel in toeleveringsketens.

Hoewel duurzame artikelen soms duurder lijken, kan duurzaam werken juist geld besparen. Het bundelen van bestellingen (zoals papier of catering) vermindert het aantal leveringen, wat zowel de transportkosten als de milieu-impact verlaagt.

Voor wie is deze richtlijn bedoeld?

Medewerkers van verschillende theaterafdelingen en managers van financiën, kantoren, faciliteiten en inkoop – iedereen die invloed kan uitoefenen op een duurzaam inkoopplan en -beleid.

Reikwijdte van duurzaam inkopen

Alles wat we kopen kan duurzamer. Enkele belangrijke uitgavencategorieën waar theaters rekening mee moeten houden, zijn:

• Bouwwerkelementen voor onderhoud en bouwwerkzaamheden zoals isolatie, ramen/deuren
• Interne afwerking/vloeren/scheidingswanden
• Gebouwdiensten zoals warmtebron, ruimteverwarming en airconditioning, ventilatie en brandstofinstallaties/-systemen, verlichting
• Cateringbenodigdheden en -apparatuur
• Set bouwmaterialen.
• Reizen personeel
• Elektronische apparatuur (bijv. upgrades voor dataservers, energiezuinige kantoor-/ticketingapparatuur)
• Koopwaar en detailhandelsartikelen.
• Schoonmaak- en onderhoudsproducten
• Voertuigen & transport (bijv. van decors of kostuums)

Eerste principes van duurzaam inkopen

Een duurzame inkoopaanpak vereist dat je:

• Koop alleen de goederen en diensten die je nodig hebt. Voordat je een nieuwe aankoop doet, daag jezelf uit om te kijken of er interne middelen zijn die je kunt gebruiken of herbestemmen, en overweeg huren of leasen als alternatief voor rechtstreekse aankopen. Kopen als onderdeel van een groep en mede-eigenaar zijn van goederen of activa kan een nuttige optie zijn.
• Houd rekening met de hele levenscyclus van de goederen en diensten die je koopt, van productie tot afvoer, wanneer je beslist wat je koopt.
• Samenwerken met leveranciers om de milieu- en sociaaleconomische prestaties te verbeteren vanaf het punt van fabricage tot de uiteindelijke levering en verwijdering van een product of dienst.
• Begrijp je gegevens: hoeveel geef je uit en waaraan? Als je dit eenmaal weet, richt je je eerst op de goederen en diensten die de grootste impact zullen hebben.
• Ken uw contracten: Het doel van een duurzame inkoopstrategie is om een plan en kader op te stellen voor het verantwoord inkopen van producten en diensten. Om dit succesvol te laten verlopen, moet je op zijn minst een idee hebben van wat je de komende jaren van plan bent aan te schaffen.
• Wees strategisch. Bedenk welke milieu- of sociale criteria voor jouw organisatie het belangrijkst zijn en welke je kunt opnemen in inkoopvragen of contracten.

Een duurzame inkoopstrategie ontwikkelen

Duurzaam inkopen moet deel uitmaken van de bredere duurzaamheidsstrategie van je organisatie en mag niet op zichzelf staan. Sommige grotere organisaties publiceren hun strategie voor duurzaam inkopen online. Overweeg om de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN te gebruiken als leidraad voor het strategieontwikkelingsplan.

de 17 doelen voor duurzame ontwikkeling (un.org)

Het is onwaarschijnlijk dat je alles in één keer kunt veranderen, dus gebruik je organisatiedoelen, uitgavengegevens en contactpijplijn om tot een aantal algemene principes te komen, samen met een haalbaar meerjarenactieplan en doelstellingen.

Als het doel van je organisatie is om Netto Nul te zijn in Scope 1 bijvoorbeeld (zie Duurzame bedrijfsvoering, sectie 2), dan moet je strategie een actie bevatten om opnieuw in te schrijven op de energievoorziening. Als je als organisatiedoel hebt om je publiek ten minste 50% plantaardige opties aan te bieden in je cateringaanbod, moet je leveranciers vinden die deze items kunnen leveren.

Hieronder staat een fictief voorbeeld:

A.N. Theatre’s 3 jaar strategie voor duurzaam inkopen

Algemene principes:

• Voor alle aanbestedingen met een waarde van meer dan £50.000 zal ten minste 10% van de scoringscriteria gekoppeld zijn aan milieu- of sociale overwegingen.
• Waar van toepassing, maken we voor goederen en diensten gebruik van Duurzaam inkopen: de Government Buying Standards (GBS) – GOV.UK (www.gov.uk). Het gebruik van Home – The Good Shopping Guide kan ook helpen bij het vinden van ethisch ingekochte goederen en diensten.
• Lease of huur moet worden overwogen vóór volledige aankoop.
• We ondersteunen de regionale economie door waar mogelijk lokaal in te kopen.
• Geen goederen die per luchtvracht worden verzonden.

Actieplan:

• Jaar 1:
• Strategie voor duurzaam inkopen lanceren en personeel trainen over de strategie.
• Stel een gedragscode voor leveranciers op met uw minimumnormen op het gebied van duurzaamheid en voeg deze toe aan uw standaardvoorwaarden of publiceer deze op uw website.
• Heraanbesteding van onze energievoorziening, met de eis dat alleen vernieuwende energieleveranciers kunnen inschrijven.
• Zoek een leverancier van herbruikbare plastic bekers en lanceer een statiegeldregeling voor alle bars en verkooppunten. Koop geen plastic wegwerpbekers meer.

• Jaar 2:

Onderzoek alle bestaande leveranciers met een hoge waarde (jaarlijkse uitgaven van meer dan £50.000 of £20.000) om te begrijpen wat ze al doen op dit gebied. Er is een sjabloon voor een vragenlijst voor leveranciers beschikbaar in de Operations toolkit.

• Overstappen op gerecycled papier in de hele organisatie en het aantal leveringen terugbrengen tot één per maand.
• Het contract voor intervalijs opnieuw verhuren en de eis opnemen dat alle potentiële aanbieders meer dan 50% plantaardige opties gebruiken.
• Jaar 3
• Opfriscursussen geven aan al het personeel dat betrokken is bij inkoop.
• Vervang bestaande voertuigen door elektrische – overweeg leasing of autodelen in plaats van volledige aankoop.
• Steun de lokale economie: organiseer een ‘leveranciersdag’ en nodig lokale bedrijven uit, vooral kleine of middelgrote bedrijven, om aanwezig te zijn en te horen over de mogelijkheden om aan het Theater te leveren.

Uw leveranciers beheren

Succesvol duurzaam inkopen vereist sterke relaties met leveranciers en actief contractbeheer. Het is altijd nuttig om bij nieuwe en bestaande leveranciers te vragen naar hun duurzame beleid, strategieën en referenties en de doelstellingen van je organisatie te delen. Bedenk wel dat MKB-bedrijven vaak duurzamer werken dan grotere bedrijven (kortere toeleveringsketens, lager energie- en transportverbruik, etc.), maar dat ze misschien niet gewend zijn om in deze termen over hun activiteiten te praten.

Identificeer voor contracten met een hoge waarde of met een potentiële negatieve impact op duurzaamheid belangrijke prestatie-indicatoren of serviceniveaus in nieuwe contracten (zie de Toolkit Vragen voor Leveranciers). Probeer deze waar mogelijk in bestaande contracten op te nemen. Daadwerkelijke prestaties en bestuur kunnen afwijken van de aanvankelijke beloften, dus organiseer regelmatige evaluatiebijeenkomsten met de belangrijkste leveranciers en neem breekclausules op in nieuwe contracten en activeer deze als leveranciers niet voldoen aan de afgesproken doelstellingen.

Goed contractbeheer vergt tijd en inspanning van beide partijen, dus probeer ervoor te zorgen dat alle voorwaarden die in een contract worden opgenomen relevant zijn en in verhouding staan tot het contract.

Vergeet tot slot niet dat het eerlijk en redelijk behandelen van je leveranciers ook een element is van duurzaam inkopen. Zorg er ook voor dat je je contractuele verplichtingen nakomt, zoals het op tijd betalen van facturen!

Handige koppelingen

Een schitterend voorbeeld van een duurzaam leveranciershandvest van South Ken Zen+ vind je hier.